KEUANGAN
FAQ KEUANGAN
Keuangan UGM
- Wakil Rektor Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi (WR PKSI)
- Direktur Keuangan
- Sekretaris Direktur Keuangan
- Kasi Penyusunan Anggaran. Fungsi: Verifikasi pengajuan, perubahan dan pengalihan anggaran di unit
- Verifikator. Fungsi: Verifikasi pertanggungjawaban keuangan dari unit
- Pimpinan Unit: Fungsi: Pimpinan yang menentukan dan melakukan persetujuan untuk penggunaan anggaran di unit
- PUMK (Pemegang Uang Muka Kerja). Fungsi: Pelaksana teknis untuk pertanggungjawaban penggunaan anggaran di unit
Istilah-Istilah di Keuangan
- SPJ: Surat Pertanggungjawaban
- VA: Virtual Account
- MAK: Mata Anggaran Keuanga
SIMABEKA
Sistem yang digunakan untuk menyusun anggaran, mengawasi penggunaan anggaran serta melaporkan penggunaan anggaran.
Anggaran tahunan disusun dan diinput ke dalam sistem pada trimester ketiga tahun sebelumnya sekitar bulan September
SIRENCANG
Sistem yang digunakan untuk mencatat pengadaan barang/jasa yang jumlahnya sama dengan atau melebihi 50 juta. Sistem ini terkoneksi dengan SIMPEL dan SIMKEU.
SIMPEL
Sistem yang digunakan untuk mencatat pengadaan barang/jasa yang jumlahnya lebih kecil dari 50 juta. Sistem ini terkoneksi dengan SIMKEU.
Setiap pengeluaran kegiatan berupa barang/jasa (berdasarkan dokumen nota pembelian) diproses melalui menu pembelian.
Langkah input pengeluaran kegiatan berupa barang/ jasa:
Pembelian —> pembelian (icon hijau) —>Aksi —> Detail item (icon biru muda) —> + item (icon hijau) —> bukti pembelian (icon biru muda) untuk unggah nota/ invoice —> unggah —> kembali ke menu pembelian —> Aksi —> buat surat pembelian (icon biru tua) —> aksi —> kirim ke PUMK (icon merah) —> proses di SIMPEL selesai, dilanjutkan melalui SIMKEU.
SIMKEU
Sistem yang digunakan untuk pertanggungjawaban pengeluaran kegiatan dan pelaporan realisasi penggunaan anggaran. SIMKEU ada 2 yaitu SIMKEU PUMK untuk input laporan penggunaan dana dan SIMKEU Pimpinan untuk persetujuan.
SIMKEU PUMK terbagi dengan 2 menu utama yaitu pertanggungjawaban pengeluaran berupa honorarium dan barang/jasa (PBJ). Selain itu tersedia menu Uang Muka Kerja (UMK) dan Dompet Digital (E-Wallet).
SIMKEU Pimpinan terdiri dari menu persetujuan untuk pengeluaran honorarium, pengeluaran barang/jasa, UMK dan E-Wallet.
Setiap pengeluaran kegiatan berupa honorarium (berdasarkan dokumen surat tugas/ surat keputusan pimpinan) diproses melalui menu honorarium V2 (pegawai/ non-pegawai UGM).
Langkah input pengeluaran untuk pegawai UGM: Honorarium—> Honorarium V2 —> Tambah —> Input data —> OK —> Simpan —> Aksi Cetak —> Aksi Unggah Dokumen—> Aksi Klik untuk mengajukan approval online —> Log out dan masuk ke SIMKEU Pimpinan —> Approval—> Honorarium—> Tampilkan—> Approve —> Selanjutnya proses masuk ke verifikator. Transfer bisa dilakukan dengan 2 cara yaitu transfer langsung ke penerima honor atau melalui rekening PUMK untuk reimburse.
Langkah input pengeluaran untuk pegawai non-UGM sama dengan pegawai UGM kecuali jika pegawai non-UGM tersebut belum pernah masuk dalam sistem sehingga harus mapping pegawai terlebih dahulu. Langkah untuk mapping pegawai: Menu HR —> HR non pegawai —> Tambah—> Ketik nama —> Temukan—> Klik tulisan “disini” —> Input data —> Simpan —> Log out —> Masuk ke SIMKEU Pimpinan —> HR —> Verifikasi HR non pegawai—> Aksi Verifikasi —> Log out —> Masuk SIMKEU PUMK —> HR —> Pegawai jenis pemotongan pajak —> Isi nama pegawai —> Tampilkan —> Centang —> Set jenis pegawai—> Pilih kategori 3 —> Simpan.
Setelah mapping pegawai selesai, dilanjutkan input pengeluaran seperti langkah untuk pegawai UGM.
Setiap pengeluaran kegiatan berupa barang dan jasa (berdasarkan dokumen nota pembelian) diproses melalui menu PBJ. Ada 2 jenis pembelian barang dan jasa yaitu melalui pembelian langsung atau kuitansi langsung (tergantung jenis pembelian)*.
Langkah input pengeluaran kegiatan berupa barang: PBJ —> Pembayaran PBJ —> Tambah —> Pembelian langsung/ kuitansi langsung (tergantung jenis pembelian)* —> Input data —> Simpan—> Log out —> Masuk ke SIMKEU Pimpinan—> Approval—> PBJ—> Aksi Verifikasi —> Log out —>
Catatan:
*Pembelian langsung: Pengadaan barang dan jasa sehingga harus melalui SIMPEL terlebih dahulu. Misal: ATK, Bahan habis pakai, makan/minum
LAIN-LAIN KEUANGAN
Maksimal bulan berikutnya, apabila melebihi maka harus mengajukan surat permohonan dispensasi pengajuan berkas SPJ yang ditujukan ke Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi dan Direktur Keuangan dan dikirim melalui INEMS. Setelah ada jawaban dari WR PKSI maka jawaban discreenshot dan disertakan dalam SPJ.
PUMK dibekali virtual account (VA) untuk mengelola keuangan unit dan dibekali saldo 5 juta. Fungsi VA fungsinya seperti rekening unit yang digunakan untuk transaksi keuangan seperti pembayaran dan reimburse. Perbedaan VA dengan rekening adalah buku tabungan digantikan dengan kartu ATM. Setiap pengambilan di mesin ATM atau Teller akan dikirimi kode otentifikasi ke HP PUMK.
Dokumen yang diperlukan adalah slip penarikan, ATM, kartu pegawai, KTP. Setelah menyerahkan dokumen maka teller akan menyodorkan mesin EDC untuk diisi dengan password ATM VA.
Unit bisa mengajukan dana talangan ke Direktur Keuangan dengan surat yang di-ttd pimpinan unit (biasanya membutuhkan proses yang panjang dan lama). Apabila diperlukan bisa melalui menu UMK (Uang Muka Kerja) yang ada di menu SIMKEU.
SIMKEU—> PBJ/ Honor —>Keterangan—> Simbol chat dibawah tulisan ditolak
Pertemuan internal menggunakan MAK Bahan Habis Pakai Kerumahtanggaan. Pertemuan mengundang tamu dari luar menggunakan MAK Jamuan
